AI 写公文通知:文种、称谓和事项怎么定
公文写作的难点不在语言。AI 写出来的句子通常比人写的更整齐,它容易错的是三件事:文种选错、称谓和行文关系对不上、事项说得含糊。这三样错了,句子再漂亮也要退回来重写。
三个硬要求
1. 文种要选对
最常见的混淆是「请示」和「报告」:
- 请示:请上级批准某事,必须一文一事,需要批复
- 报告:向上级汇报情况,不要求批复,不得夹带请示事项
把“申请经费”写成报告,是新手最常犯的错——上级没有批复的依据,事情就卡住了。
2. 称谓和行文关系要对
上行文、平行文、下行文的措辞不一样。对上级用“请批示”,对平级用“请予支持”,对下级用“请认真贯彻执行”。用错方向,读起来就不舒服。
3. 事项要一句话说清
正文第一段就要回答“什么事、谁来做、什么时候”。铺垫超过两行,读者就开始跳读。
提示词一:写通知
提示词 · 通知
帮我写一份通知。 要素: - 发文单位:(填写) - 受文对象:(填写) - 事由:(一句话) - 具体要求:(分条列出,包括时间、地点、责任人、需要提交的材料) - 落款日期:(填写) 要求: 1. 标题用「关于××的通知」格式; 2. 正文第一段一句话说清事由,不铺垫; 3. 具体要求分条写,每条以动词开头; 4. 结尾用「特此通知」; 5. 不要写「望周知」「请相互转告」这类多余的话,除非确实需要转发。 不要编造我没提供的联系人、电话和附件名称,缺的用「(待补)」标出。
提示词二:请示
提示词 · 请示
帮我写一份请示,只写一件事。 - 请示事项:(一句话,例如:申请追加项目预算 8 万元) - 理由:(事实和数据,不要形容词) - 方案:(我建议怎么办,包括备选方案和各自代价) - 需要上级做什么决定:请批复 要求: 1. 一文一事,不要夹带其他事项; 2. 理由部分只写事实,不写情绪和困难; 3. 给出明确的建议方案,不要只把问题抛给上级; 4. 结尾用「妥否,请批示」。 不要编造金额、文号和依据文件名称。
提示词三:把口语指令改成公文体
领导在群里说“这个事赶紧弄一下,下周要交”,你要变成一句能发文的话。这一步 AI 做得很好。
提示词 · 语体转换
把下面这段口语化的工作要求,改写成公文体,保持原意不变。 原文: (粘贴领导的话或会议记录) 要求: 1. 不增加原文没有的要求; 2. 把模糊的时间词换成明确日期(不确定的标注「待确认」); 3. 去掉情绪化表达,保留强制程度(「必须」还是「建议」要分清); 4. 输出一版正式表述,并在下面用一行说明你改了哪些地方、为什么。
发稿前自查清单
- 文种对不对,请示和报告有没有用混
- 受文单位名称是否用全称,有没有简称
- 所有日期、金额、比例、人数逐个核对
- 附件名称和正文提到的是否一致
- 联系人、电话是否真实存在
- 是否需要标注密级、紧急程度
正式行文以你所在单位的现行规范和上级要求为准。AI 给的是初稿,格式细节(版头、字号、行距、文号)必须按本单位模板核对。
下一步
公文之外的日常沟通,看 AI 写商务邮件;要准备汇报材料,看 AI 做 PPT 大纲。