AI 写商务邮件:让对方做决定的写法
一封商务邮件只有一个目标:让对方做一个具体的动作——批、回、确认、还是给个时间。写完之后如果对方不知道下一步干什么,这封邮件就是废的。
AI 很擅长把话说圆,但它有个毛病:把委婉当礼貌,把含糊当专业。所以下面每套提示词都加了一条硬约束——必须给出明确动作。
提示词一:催进度,不伤关系
催邮件最难写。太软没效果,太硬伤关系。关键是把压力从“人”转移到“事”上。
提示词 · 催办
帮我写一封催办邮件。 背景: - 对方:(角色,例如:供应商项目经理) - 要催的事:(具体交付物) - 原定时间:(日期) - 现在卡在哪:(我了解到的情况) - 这件事对我和对方的影响:(真实说明,不要夸张) - 我希望对方做什么:(一个具体动作 + 时间) 要求: 1. 开头一句说明来意,不寒暄; 2. 只陈述事实和时间线,不评价对方; 3. 给出下一步的明确选项,比如「今天回复预计完成时间」或「本周五前给出替代方案」; 4. 全文 200 字以内; 5. 不用「麻烦您」「还请您」超过一次。
提示词二:说明问题,不甩锅
出了问题要通报时,最忌两件事:一是解释太多像狡辩,二是不给方案把球踢回去。
提示词 · 问题通报
帮我写一封问题通报邮件。 事实: - 发生了什么:(一句话) - 影响范围:(谁受影响、多大) - 已经做了什么:(处置动作) - 原因:(目前确认到哪一步,未确认的写「仍在排查」) - 接下来怎么防:(具体措施和责任人) 要求: 1. 结构固定:影响 → 现状 → 原因 → 措施 → 需要谁配合; 2. 先说影响和处置,再说原因,不要用一段解释开头; 3. 不出现「由于……导致」这种长句甩锅; 4. 未确认的信息明确标注,不许推测成事实; 5. 结尾列出需要收件人做的动作和截止时间。
提示词三:一页讲清方案
给上级或客户发方案时,对方通常只看第一屏。把结论、代价、需要拍板的事放在最上面。
提示词 · 方案邮件
帮我把下面的方案整理成一封邮件。 方案要点:(我提供的事实和数据) 要求: 1. 第一段直接给结论:建议选哪个方案,投入多少,什么时候见效; 2. 第二段给对比:两到三个方案,用表格比成本和风险,不要只写优点; 3. 第三段写清「需要您决定什么」,一句话; 4. 附件清单单独列,标明每个附件解决什么问题; 5. 全文不超过 400 字,正文不放细节,细节进附件。
三个习惯,比提示词管用
- 主题行写结论。“关于 XX 项目的确认(需周五前答复)”比“XX 项目进展”有效十倍。
- 一封邮件一个动作。让收件人做三件事,等于一件都不会做。
- 重要的邮件先放一小时。发之前读一遍:如果我是对方,我知道下一步干什么吗?